Biuro Starosty zapewnia sprawną organizację i obsługę sekretariatu oraz obsługę związaną ze sprawami kadrowymi, dyscypliną pracy, szkoleniami, służbą przygotowawczą oraz kontrolą wewnętrzną.
Pracą Biura Starosty kieruje Kierownik Biura, który podlega bezpośrednio Staroście Chełmskiemu.
Do podstawowych zadań Biura Starosty należy:
- prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty;
- organizowanie przyjęć interesantów;
- prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznych (książka kontroli);
- prowadzenie rejestru delegacji służbowych, pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków;
- prowadzenie ewidencji wyjazdów samochodów służbowych;
- obsługa zatrudnienia, w tym prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa i dyrektorów jednostek organizacyjnych powiatu oraz pomocniczej dokumentacji pracowniczej;
- zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego pracowników i członków ich rodzin oraz ich wyrejestrowywanie dokonywane przy użyciu systemu autora Biuro Usług Komputerowych Softres sp.z o.o.
- prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze i stanowiska kierownicze w Starostwie oraz przeprowadzanie naborów na dyrektorów jednostek organizacyjnych powiatu;
- prowadzeniu spraw związanych z okresową oceną pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu;
- prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą pracowników starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu;
- prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną pracowników starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu;
- koordynacja czasu pracy pracowników, w tym indywidualnego i skróconego czasu pracy oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;
- współpraca z powiatowym urzędem pracy w zakresie zatrudnienia w Starostwie pracowników w ramach prac interwencyjnych, staży absolwenckich i innych form aktywizacji zawodowej;
- współpraca ze szkołami i uczelniami w zakresie organizacji praktyk;
- gromadzenie przedkładanych przez pracowników oświadczeń o działalności gospodarczej;
- koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników;
- prowadzenie spraw związanych z zawartym porozumieniem w sprawie wspólnego stanowiska rzecznika konsumentów;
- prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem obsługi prawnej oraz audytu wewnętrznego;
- prowadzenie rejestrów i przygotowywanie upoważnień do załatwiania spraw i wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Starosty oraz do przeprowadzania kontroli;
- prowadzenie ewidencji kontroli wewnętrznych prowadzonych przez pracowników Starostwa oraz przedkładanie Staroście zbiorczego sprawozdania z przeprowadzonych kontroli;
- wydawanie legitymacji służbowych, prowadzenie rejestru wydanych legitymacji,
- prowadzenie zbioru rocznych planów pracy oraz sprawozdań z planów pracy wewnętrznych komórek organizacyjnych;
- prowadzenie spraw z zakresu badań lekarskich pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych;
- prowadzenie zbioru oświadczeń majątkowych składanych przez osoby zobowiązane do ich złożenia oraz zapewnienie warunków właściwego ich przechowywania.
Do zadań Biura Starosty należy prowadzenie scentralizowanej obsługi kadrowej jednostek obsługiwanych tj.:
- sporządzanie, kompletowanie oraz odpowiednie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ustalanie wynagradzania za pracę i innych świadczeń przysługujących pracownikom jednostek obsługiwanych;
- zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego pracowników i członków ich rodzin oraz ich wyrejestrowywanie dokonywane przy użyciu systemu autora Biuro Usług Komputerowych Softres sp.z o.o.;
- prowadzenie akt osobowych oraz pomocniczej dokumentacji pracowniczej pracowników jednostek obsługiwanych;
- opracowanie przepisów wewnętrznych w zakresie prowadzonych spraw kadrowych w jednostkach obsługiwanych;
- przygotowywanie i przeprowadzanie procedury naboru na wolne stanowiska w jednostkach obsługiwanych;
- prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą dla pracowników jednostek obsługiwanych;
- sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wystawianie świadectw pracy pracowników jednostek obsługiwanych;
- ustalanie uprawnień urlopowych i prowadzenie dokumentacji z tym związanej pracowników jednostek obsługiwanych;
- koordynacja czasu pracy pracowników, w tym indywidualnego i skróconego czasu pracy, oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników jednostek obsługiwanych;
- prowadzenie ewidencji obowiązkowych badań lekarskich w tym kierowanie na badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników jednostek obsługiwanych;
- przygotowanie dokumentacji związanej z organizacją i przebiegiem okresowej oceny pracy pracowników jednostek obsługiwanych;
- sporządzanie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych;
- prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników jednostek obsługiwanych;
- prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.
W znakowaniu spraw Biuro Starosty używa symbolu „ST”.
