Archiwum zakładowe wykonuje zadania wynikające z obowiązującej instrukcji archiwalnej.

W znakowaniu spraw Archiwum używa symbolu “AZ”

Do podstawowych zadań archiwum Zakładowego należy:

  • przyjmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;

b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego;

c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego;

d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD;

  • przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
  • przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
  • porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
  • udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
  • wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w wewnętrznej komórce organizacyjnej;
  • przeprowadzenie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów;
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
  • przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
  • sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
  • doradzanie wewnętrznym komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją akt zakończonych przekazanych do Archiwum Zakładowego i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.