Projekt „e-powiat chełmski – rozwój elektronicznych usług publicznych w powiecie chełmskim”

Sprawozdanie dotyczące kontroli trwałości projektu:

Wartość projektu: 8 023 357,32 zł

Kwota dofinansowania z EFRR: 6 810 611,49 zł

Beneficjent: POWIAT CHEŁMSKI

OPIS PROJEKTU

Powiat chełmski w latach 2008-2011 realizował projekt pn. „e-powiat chełmski – rozwój elektronicznych usług publicznych w powiecie chełmskim” w ramach Działania 4.1. Społeczeństwo Informacyjne Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013.

Partnerzy Projektu to gminy z terenu powiatu chełmskiego: Białopole, Chełm, Dorohusk, Dubienka, Kamień, Leśniowice, Rejowiec Fabryczny, Ruda-Huta, Sawin, Wierzbica, Wojsławice, Żmudź oraz miasto Rejowiec Fabryczny.

Projekt zakładał wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, utworzenie portalu e-Urząd, w ramach którego zostały uruchomione urządzenia teleinformatyczne oraz elektroniczna skrzynka podawcza.

Cel Projektu:

wzrost liczby usług świadczonych drogą elektroniczną przez jednostki samorządu terytorialnego
dostosowanie urzędów do wymogów obowiązującego prawa w zakresie świadczenia usług drogą elektroniczną
usprawnienie funkcjonowania administracji oraz podniesienie jakości usług interesantów.

SPOTKANIE ROBOCZE

13 października 2010 r. w Starostwie Powiatowym w Chełmie odbyło się spotkanie robocze z udziałem pracowników gmin – Partnerów Projektu. Podczas spotkania Tomasz Wlizło, specjalista do spraw technicznych omówił System Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Odbyła się również krótka dyskusja dotycząca zakupywanego sprzętu komputerowego i serwerów, podczas której wyjaśniono wątpliwości natury technicznej i przedstawiono kolejne etapy realizacji Projektu.

Konferencja promocyjno-informacyjna

5 listopada 2010 r. w Starostwie Powiatowym w Chełmie odbyła się konferencja, podczas której przedstawiono cele, założenia i korzyści wynikające z realizacji projektu „e-powiat chełmski – rozwój elektronicznych usług publicznych w powiecie chełmskim”.

Udział w spotkaniu wzięli przedstawiciele partnerskich gmin, dyrektorzy wydziałów Starostwa i jednostek organizacyjnych powiatu oraz osoby zainteresowane systemami informacji w administracji. W trakcie omówiono szczegółowo zakres projektu i korzyści wynikające z informatyzacji powiatu. Prelegenci podkreślali, że wdrożenie projektu usprawni i przyśpieszy procedury załatwiania formalności i obsługi w urzędach. Interesanci będą mogli wnosić opłaty administracyjne, śledzić stan sprawy za pomocą Internetu, pobierać formularze urzędowe z portalu internetowego. Uzyskanie informacji, załatwienie i monitorowanie spraw odbywać się będzie wygodnie i bezpiecznie.

 

POSTĘPOWANIE PROJEKTOWE

W związku z realizacją projektu zostało wszczęte postępowanie przetargowe na zadanie pn. „e-powiat chełmski – rozwój elektronicznych usług publicznych w powiecie chełmskim”. Postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego. Miejsce wykonania przedmiotu zamówienia publicznego, obejmującego dostawy, usługi i roboty budowlane to 12 jednostek organizacyjnych powiatu chełmskiego oraz teren 13 gmin, partnerów projektu. Termin składania określono na 5 kwietnia 2011 r. o godz. 12.

WYBÓR WYKONAWCY NA ZADANIE PN. “E-POWIAT CHEŁMSKI – ROZWÓJ ELEKTRONICZNYCH USŁUG PUBLICZNYCH W POWIECIE CHEŁMSKIM”

Powiat chełmski dokonał wyboru Wykonawcy zadania pn. “e-powiat chełmski – rozwój elektronicznych usług publicznych w powiecie chełmskim”. Oferta złożona przez Konsorcjum firm: Asseco Business Solutions spółka akcyjna, E-Studio Software Nowakowska i Mędrek spółka jawna oraz Centurion Technologies Sp z o.o. o wartości 7 580 075,49 zł brutto, uzyskała najwyższą ilość punktów w wyniku dokonanej oceny zgodnie z przyjętym kryterium. Po podpisaniu umowy z Wykonawcą rozpoczęto rzeczową realizację Projektu.

PODPISANIE UMOWY NA REALIZACJĘ PROJEKTU

27 kwietnia 2011 r. podpisano umowę na realizację projektu pomiędzy powiatem chełmskim a konsorcjum firm: Asseco Business Solutions spółka akcyjna, E-Studio Software Nowakowska i Mędrek spółka jawna oraz Centurion Technologies Sp. z o.o. Rozpoczęła się rzeczowa realizacja projektu. Zgodnie z harmonogramem prac w pierwszej kolejności zostały zrealizowane dostawy sprzętu komputerowego do gmin.

SPOTKANIE ROBOCZE

9 maja 2011 r. w Starostwie Powiatowym w Chełmie zorganizowano spotkanie robocze, w którym uczestniczyli pracownicy z gmin oraz jednostek organizacyjnych powiatu wyznaczeni do współpracy przy projekcie. Celem spotkania było omówienie zadań zaplanowanych przez Wykonawcę w najbliższym czasie, opisanie zasad funkcjonowania systemu elektronicznego obiegu dokumentów i podpisów elektronicznych. Podczas krótkiej dyskusji rozstrzygnięto kwestie techniczne związane z wdrażaniem projektu.

PRACE BUDOWLANE W STAROSTWIE POWIATOWYM W CHEŁMIE

W Starostwie Powiatowym w Chełmie wykonano prace budowlane związane z realizacją projektu. Prace zrealizowane przez firmę LPRT z Lublina polegały m.in. na adaptacji pomieszczenia na serwerownię i pomieszczenia na UPS, instalacji systemu ochrony i kontroli dostępu serwerowni z powiadomieniem, instalacji systemu przeciwpożarowego z powiadomieniem, wykonaniu okablowania strukturalnego i elektrycznego dedykowanego. Prace powierzone pracownikom podwykonawcy projektu zostały wykonane zgodnie z harmonogramem.

SZKOLENIA KOMPUTEROWE W STAROSTWIE POWIATOWYM W CHEŁMIE

W Starostwie przeprowadzono trzyetapowe szkolenia z systemu obiegu dokumentów. Podczas pierwszego etapu szkoleń grupowych pracownicy zapoznali się z ogólnym przeznaczeniem systemu. W drugim etapie szkoleń grupowych przeznaczony dla poszczególnych wydziałów szczegółowo omówiono funkcjonalność i sposób korzystania z systemu, natomiast trzeci etap to indywidualne szkolenia stanowiskowe. Pracowników Starostwa poinformowano jak efektywnie korzystać z systemu. Oprócz szkoleń z systemu obiegu dokumentów przeprowadzono szkolenia m.in. z edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego, CorelDraw, Adobe Photoshopa, grafika komputerowego.

PODSUMOWANIE REALIZACJI “E-POWIATU”

Powiat chełmski i partnerzy podsumowali realizację projektu podczas konferencji, którą zorganizowano 9 grudnia 2011 r. w siedzibie Starostwa Powiatowego w Chełmie. Udział w konferencji wzięli przedstawiciele samorządu powiatu, gmin oraz pracownicy chełmskiego starostwa i jednostek organizacyjnych powiatu, a także przedstawiciele wykonawcy zadania. Konferencję otworzył starosta chełmski Paweł Ciechan, który podziękował partnerom za zaangażowanie w realizację projektu. Podkreślono, że informatyzacja powiatu i gmin przełoży się na poprawę funkcjonowania administracji.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013

Dane kontaktowe:

  • Departament Regionalnego Programu Operacyjnego Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie
    ul. Stefczyka 3b, 20-151 Lublin
    tel. 81 44 16 738, fax 81 44 16 740
    email: drpo@lubelskie.pl
    www.rpo.lubelskie.pl
  • Punkt Informacyjny Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie
    tel.: 0 800 888 776 (bezpłatna infolinia) 81 44 16 750
    e-mail: rpo@lubelskie.pl
  • Punkt Informacyjny Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie
    tel.: 81 46 23 831, 81 46 23 812
    e-mail: lawp@lubelskie.pl